Es indudable que el ambiente
competitivo que se vive dentro del entorno empresarial, requiere de mejoras
en los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas
competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.Hoy más que
nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y
centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones
para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución
robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la
centralización de su información.
La implementación de los ERPs no
es fácil, se requiere de un largo período de implementación, además de integrar
varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas
de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el
departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios
estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto
facilitará la implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes
empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos,
sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están
incursionando en la implementación de dichos sistemas
Ejemplo de Implementación del
ERP por parte de Oracle
Para la implementación del ERP se
utilizó una técnica conocida como “Rapid Iterative Prototyping”, con lo que se
tenían fases llamadas “Conference Room pilots” o CRP. Cada una de estas
construía sobre las anteriores y buscaban un mejor entendimiento del software y
su funcionalidad para el ambiente del negocio. A continuación se muestra el
resultado de cada CRP.
CRP-0
En el primer CRP se implementó el
equipo de trabajo y ambiente técnico en las aplicaciones Oracle. A cada grupo
se le impartió clases de entrenamiento de 16 horas diarias durante 5 días.
Finalizado el entrenamiento cada grupo se encargó de la configuración de cada
uno de los miles de parámetros de la aplicación. Al finalizar la semana y el
CRP-0 se demostró la capacidad del software para procesar las órdenes de Cisco
a través de todos procesos de negocio de la compañía (Quote-to-Cash).
CRP-1
Finalizado CRP-0 se pasó a la
tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las áreas de la compañía. Se
generaron scripts de la respectiva documentación del proceso que se estaba
llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en
reuniones de 3 horas semanales, en donde los líderes de cada grupo encontraban
las soluciones de cada uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de
modelamiento, ya que muchos procesos de negocio no eran soportados por la
aplicación y debían ser implementados. Un equipo de implementación se encargó
de llenar cada uno de los vacíos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos
se entró al proceso más difícil de la implementación con la inclusión del
paquete adicional de ventas que debía ser desarrollado a medida para cumplir
con el proceso de Cisco, que no era soportado originalmente por el software de
Oracle. También se presentaron algunos problemas técnicos con las comunicaciones,
pasando de un modelo punto-a-punto que originalmente se tenía a un modelo donde
toda la información pasaba a través de un data wharehouse, que adicionalmente
ofrecía ventajas a la recopilación de información para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entró en
una fase de pruebas del sistemas, tanto hardware como software, determinando
que la capacidad de carga y volúmenes de transacciones generados por Cisco eran
soportados correctamente y que además el sistema soportaba el crecimiento
esperado y que había generado originalmente la necesidad del cambio de los
sistemas de información. CRP-3 se dedicó finalmente a la generación de pruebas
totales del sistema y la preparación de la puesta en marcha de este.
Puesta en marcha del sistema
Uno de los grandes logros para
Oracle fue la puesta en marcha del funcionamiento del sistema, sin embargo se
tuvieron grandes problemas e un comienzo. Los usuarios debían adaptarse a un
sistema que tenía graves problemas de estabilidad, sufriendo caídas casi a
diario. El principal problema se encontró en el dimensionamiento del hardware,
donde se debían realizar cambio de equipo en los puntos donde no se cumplían
con las necesidades. La ventaja en este punto fue el contrato con el vendedor
de hardware, ya que este se realizó por una promesa de funcionamiento y no en
una especificación dada, por lo que fue este el que debía remplazar el equipo
sin aumentar el costo.
El segundo problema encontrado
fue la deficiencia en la capacidad del software para manejar la carga de
transacciones generada. El problema se atribuyó a que las pruebas realizadas
anteriormente no tuvieron volúmenes de información similar a la que maneja
Cisco en su negocio. Durante los siguientes 60 días se contó con un equipo
especializado que se encargó de encontrar soluciones tanto de software como
hardware, logrando finalmente una estabilización de todo el sistema de ERP.
Resultados
Se logró mostrar como la empresa
Cisco, después de realizar un análisis y contando con la experiencia de su CIO y
su CIO se llegó a la conclusión de la necesidad de la implementación de nuevos
sistemas de información que soportara todos los procesos de negocio de la
compañía. Dentro del plan estratégico de la misma se tenía previsto un gran
crecimiento, como ocurriría con la adición de nuevos productos para poder
ofrecer una solución a todas las necesidades de redes de un cliente. Este
crecimiento no estaba siendo soportado por los sistemas actuales, quienes no
tenían una coordinación o una integración completa, lo que incluso llevaba un
desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades de dinero en la realización
de procesos que no estaban optimizados.
La implementación de un ERP en
una empresa tan grande como estas lleva grandes riesgos y muchas complicaciones
tanto técnicas como de negocio. Es importante que el proceso esté soportado
directamente por toda la empresa para poder culminarlo de manera satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP
encontramos le centralización de la información. Es muy importante que toda la
organización o compañía funcionen como una sola unidad y no como varias
dependencias que parecen incluso compañías diferentes. Con la centralización es
posible realizar análisis del estado de todos los procesos de negocio,
permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una sola
fuente de información se logra también mejorar la experiencia del usuario, ya
que la empresa responde como una unidad ante todas sus solicitudes o
inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del problema en caso de
presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la información suficiente es
posible anticipar situaciones.
Cisco, con la implementación de
este ERP logró entrar en nuevos negocios y cambiar de manera radical del modelo
de negocio. Un claro ejemplo está en la nueva forma de realizar el soporte de
los clientes, con sitios web interactivos en donde cada cliente puede encontrar
toda la información necesaria para solucionar sus inconvenientes. Esto no
hubiera sido posible si no se tenía un sistema centralizado como el ERP.
La reducción de costos y tiempos
es lo que finalmente más valor le da a la cadena de valor y sus procesos de
negocio, siempre manteniéndolos alineados como la estrategia de la compañía.
Con un ERP es posible reducir costos eliminando los procesos iterativos y
repetitivos que debían hacerse anteriormente para el manejo de la información
de cada uno de los sistemas por aparte.
CONCLUSION
Como conclusión, el objetivo
primordial de un ERP es proporcionar información oportuna, veraz y confiable
que pueda ser utilizada para una planeación estratégica. Existen varios ERP en
el mercado, sin embargo no todos se adaptan a las necesidades de la empresa,
por lo cual será necesario tener un conocimiento amplio de la misma para
determinar cuál es el ERP que le conviene.
En la actualidad las tecnologías
de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya
que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los
sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas
de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se
encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.
